Makalah Pengantar Manajemen

BAB 1

PENDAHULUAN

1. LATAR BELAKANG

Manajemen adalah sebuh proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi mlalui rangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorgnisasian, pengarahan, dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya (Nickels, Mc Hugh and McHugh) 1997.

Dengan demikian ketika sebuah perusahaan mulai berdiri maka perlu adanya manajemen untuk mewujudkan tujuan perusahaan tersebut dengan melalui proses perencanaan, pengorganisasian,pengarahan, dan pengendalian dalam kegiatan suatu perusahaan.

Adapun yang menjadi pokok pembahasan makalah ini adalah:

1. Tujuan perusahaan
2. Perencanaan
3. Pengorganisasian
4. Pengarahan
5. Pengkoordanisasian
6. Pengendalian

B.     TUJUAN PERUSAHAAN

Tujuan perusahaan pada umumnya ialah untuk memuaskan kebutuhan dari konsumen dengan nilai-nilai tertentu. Tujuan perusahaan dapat digolongkan sebagai berikut :

 Tujuan Pelayanan Primer

Tujuan primer adalah pembuatan barang/jasa yang dijual untuk memenuhi kebutuhan konsumen.

Tujuan Organisatoris adalah nilai-nilai yang harus disumbangkan oleh masing-masing atau kelompok individu yang berada pada bagian yang bersangkutan. Tujuan Operasional adalah nilai-nilai yang disumbangkan oleh masing-masing tahap dalam suatu unit prosedur kerja secara keseluruhan.

 Tujuan Pelayanan Kolateral

Tujuan Kolateral Pribadi adalah nilai-nilai yang ingin dicapai oleh individu atau kelompok individu dalam perusahaan. Tujuan Kolateral Sosial ialah nilai-nilai ekonomi yang lebih luas/umum yang diperlukan bagi kesejahteraan masyarakat dan yang dapat secara langsung dihasilkan dari kegiatan perusahaan.

Tujuan Kolateral Sosial bersifat lebih luas untuk kepentingan masyarakat, misalkan : membayar pajak.

 Tujuan Pelayanan Sekunder

Merupakan nilai-nilai yang diperlukan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan primer.

Tetapi secara umum, tujuan perusahaan dapat berupa :

a. mencapai keuntungan maksimal

b. mempertahankan kelangsungan hidup

c. mengejar pertumbuhan

d. menampung tenaga kerja

Faktor-faktor produksi “5M” (Men, Materials, Machines, Methods, Money).

Manajemen adalah :

“Suatu proses yang khas, yang terdiri atas kegiatan-kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya yang lain.”

Manajemen juga menggunakan metode ilmiah yang meliputi urutan kegiatan sebagai berikut :

1. mengetahui adanya persoalan

2. mendefinisikan persoalan

3. mengumpulkan fakta, data dan informasi

4. menyusun alternatif penyelesaian

5. mengambil keputusan dengan memilih salah satu alternatif penyelesaian

6. melaksanakan keputusan serta tindak lanjut

Konsepsi-konsepsi nilai dalam manajemen meliputi keyakinan-keyakinan sebagai berikut :

 pemberian kepuasan pada konsumen

 tujuan primer perusahaan harus diprioritaskan terlebih dahulu daripada kepentingan pribadi pemilik, manajer dan karyawan

 pentingnya digunakan metode ilmiah sebagai dasar untuk penyelesaian masalah perusahaan

 perlunya pengkajian terhadap prinsip-prinsip kepemimpinan eksekutif

 standar etika yang baik merupakan dasar hubungan usaha

 adanya hak pekerja untuk mengadakan perjanjian kerja sama kolektif

 pentingnya memelihara inisiatif perseorangan dan kebebasan bertindak

 kewajiban pemilik dan manajer untuk mengembangkan teknologi serta kemajuan perusahaan

B. PERENCANAAN

Fungsi ini merupakan langkah awal daripada fungsi manajemen yang lain. Dengan perencanaan ini semua kegiatan akan mempunyai suatu pedoman pelaksanaan kerja.

Perencanaan mempunyai bentuk-bentuk :

a. Sasaran

Dalam kurun waktu tertentu perusahaan tentu mempunyai suatu sasaran atau tujuan yang hendak dicapai.

b. Kebijakan

Hal ini merupakan petunjuk umum bagi perusahaan. Kebijakan seorang perancang pakaian adalah, hanya membuat atau merancang pakaian berselera tinggi dengan bahan yang pilihan.

c. Strategi

Strategi merupakan program yang luas untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan perusahaan dalam melaksanakan misinya. Strategi akan menetapkan arah yang terjadi dari berbagai tujuan dan membimbing penggunaan sumber daya yang diperlukan.

d. Prosedur

Merupakan rangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan.

e. Aturan

Yaitu merupakan bagian dari Prosedur dan merupakan tindakan yang spesifik. Beberapa aturan yang sejenis dapat dikelompokkan menjadu suatu prosedur.

f. Program

Merupakan kombinasi antara kebijakan, prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan anggaran atau budget.

Perencanaan disini dapat meliputi :

 Menentukan jenis dan jumlah produk yang akan dibuat agar tepat dalam hal kualitas, manfaat dan kuantitasnya agar dapat dicapai keuntungan maksimal.

 Menetapkan jumlah dana yang diperlukan untuk modal kerja maupun modal tetap.

 Menentukan jumlah pekerja yang akan ditarik dan dipekerjakan dalam perusahaan.

Perencanaan Strategis

Sifat-sifat Perencanaan Strategis :

(1) Menyangkut kurun waktu yang panjang.

(2) Menyangkut persoalan dasar organisasi.

(3) Memberikan kerangka dasar dalam pengambilan keputusan manajerial sehari-hari.

(4) Sebagai alat pemersatu dalam pengambilan keputusan.

(5) Pada umumnya perencanaan strategis merupakan kegiatan manajemen puncak.

Faktor-faktor yang mempengaruhi Perencanaan Strategis :

(a) Peningkatan perubahan teknologi.

(b) Semakin rumitnya tugas manajerial.

(c) Lingkungan luar perusahaan yang semakin kompleks.

(d) Semakin panjangnya jangka waktu antara keputusan yang dibuat dengan dampaknya dimasa yang akan datang.

Langkah-langkah penyusunan Perencanaan Strategis :

 Menentukan sasaran organisasi

 Mengadakan pemahaman terhadap sasaran dan strategi yang telah ada

 Melakukan analisis sumber daya

 Mengadakan analisis lingkungan

 Mengenali kesempatan dan ancaman strategis

 Menentukan sejauh mana strategi yang sudah ada perlu diubah

 Melakukan pengambilan keputusan strategis

 Pelaksanaan rencana strategis

 Evaluasi penerapan rencana strategis

Hambatan-hambatan dalam Perencanaan

a. Hambatan dari pihak manajer

 Takut menghadapi resiko/kegagalan

 Kurang adanya pengetahuan tentang organisasi

 Kurang memahami tentang lingkungan

 Kurang percaya bahwa organisasinya mampu mencapai sasaran

b. Hambatan dari pihak pelaksana

Manajemen Dengan Sasaran (Management By Objectives)

Didalam sistem MBO terdapat unsur-unsur :

a. Keterikatan pada program

b. Penetapan sasaran tingkat puncak

c. Sasaran-sasaran individu

d. Peran serta dari karyawan dan manajer

e. Pengkajian kembali hasil pelaksanaan

Kebaikan-kebaikan MBO

 Memberi kesempatan kepada individu untuk menyesuaikan tujuan-tujuan pribadinya dengan tujuan organisasinya

 Sasaran organisasi akan dapat dicapai dalam waktu yang tepat karena manajer dapat membuat perencanaan dengan bantuan MBO

 Dapat meningkatkan komunikasi antara manajer dan karyawan

 Membuat proses manajemen berjalan wajar dengan memusatkan pada pencapaian sasaran

Kelemahan-kelemahan MBO

 Diperlukan kecakapan hubungan antar pribadi

 Sering terjadi konflik antara kreativitas dan pencapaian sasaran yang ditetapkan

 Sasaran yang penuh tantangan dan realistik seringkali sulit dirumuskan

 Diperlukan adaptasi dan perubahan-perubahan yang mendapat dukungan dari manajer

 Seringkali terdapat pendekatan yang otoriter dan terpusat dalam pengambilan keputusan

C. PENGORGANISASIAN

Fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses penciptaan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada satu tujuan.

Hubungan informal menyangkut hubungan manusiawi, diluar dinas atau bersifat tidak resmi. Hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang disengaja, secara resmi (kedinasan).

Ada 3 (tiga) hubungan dasar dalam hubungan formal :

 Tanggung jawab

 Wewenang

 Pertanggung jawaban

Organisasi

Dalam organisasi terdapat 3 (tiga) faktor :

1. adanya sekelompok orang

2. adanya hubungan dan pembagian kerja diantara orang-orang itu

3. adanya tujuan yang ingin dicapai

Tujuan mengorganisasi

Salah satu tujuan utama mengorganisasi untuk mempermudah dalam melaksanakan tugas; membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil.

D. PENGARAHAN

Arti dari pengarahan sendiri, tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota organisasi melakukan kegiatan yang sudah ditentukan kearah tercapainya tujuan.

Sifat Individu dalam Organisasi

Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam kebutuhan para pekerja :

(1) Kebiasaan serta emosi penting sekali untuk menerangkan kelakukan manusia dan akal bersifat sekunder

(2) Manusia menginginkan pujian untuk pekerjaan yang dilaksanakan apabila mereka pantas memperolehnya

(3) Para pekerja ingin mendapat pengawas yang terpercaya dan dapat menimbulkan rasa hormat mereka

(4) Para pekerja ingin memanfaatkan kemampuan mereka yang maksimal dan menikmati kepuasan atas hasil kerja mereka itu

(5) Perlu dihindarkan adanya perubahan-perubahan kerja yang mendadak

Motivasi ialah proses pemberian motif (penggerak) kepada karyawan untuk dapat bekerja sedemikian rupa sehingga tujuan organisasi secara efisien dapat tercapai.

Faktor-faktor penting yang mempengaruhi motivasi :

 Kebutuhan pribadi

 Tujuan dan persepsi individu atau kelompok

 Cara untuk mewujudkan kebutuhan, tujuan dan persepsi

Terdapat 2 (dua) jenis motivasi :

(1) Motivasi Positif

Yaitu merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu.

(2) Motivasi Negatif

Merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa.

Beberapa Teori Motivasi

a. Teori Motivasi Klasik (Frederick W. Taylor)

Teori motivasi klasik bahwa, seseorang akan bersedia bekerja dengan baik, apabila orang tersebut berkeyakinan akan memperoleh imbalan yang ada kaitannya langsung dengan kerjanya.

b. Teori Motivasi Kebutuhan (Abraham H. Maslow)

Menurut Maslow ada 5 (lima) jenjang kebutuhan individu :

(1) Kebutuhan Fisik (Physiological needs)

Merupakan kebutuhan pokok yang harus dipenuhi dan dipuaskan paling awal.

(2) Kebutuhan akan Keamanan/Keselamatan (Safety/security needs)

Kebutuhan jenjang berikut ini memberi rasa aman dan selamat bagi individu.

(3) Kebutuhan untuk berkelompok (Affection needs/Love needs/Social needs/Belonging needs)

Kebutuhan ini memang sudah merupakan kodrat manusia, yaitu bahwa manusia itu adalah makhluk sosial. Oleh karena itu setiap individu membutuhkan waktu untuk bisa berkumpul, bergaul, membina persahabatan, saling memperhatikan/mencintai.

(4) Kebutuhan akan Harga Diri/Penghormatan (Esteem needs/Egoistic needs)

Kebutuhan ini lebih bersifat individual atau mencirikan pribadi, ingin dirinya dihargai atau dihormati sesuai dengan kedudukannya.

(5) Kebutuhan akan Pengakuan Diri dan Pengembangan Diri (Self actualization needs/Self realization needs/Self fulfilment needs/Self expression needs)

Kebutuhan akan pengakuan diri dan pengembangan diri adalah keinginan setiap individu untuk diakui bahwa dirinya mempunyai kemampuan (khususnya didalam bekerja) dan ia harus puas apabila keinginan untuk mengembangkan diri terpenuhi sesuai dengan potensinya.

c. Teori X dan Teori Y (Douglas Mc. Gregor)

Dalam hubungannya dengan motivasi kerja, menurut Douglas Mc. Gregor ada 2 (dua) perangkat asumsi yaitu Teori X dan Teori Y.

 Teori X adalah asumsi yang didasari oleh pandangan tradisional bahwa manusia (Human Being) bersedia/mau bekerja apabila sesuatu harus dikerjakan untuk kehidupannya.

 Teori Y adalah asumsi yang didasari oleh sifat manusia suka bekerja, bahkan dengan bekerja manusia akan menemukan kepuasan. Pekerjaan merupakan sumber kepuasan.

Terdapat dua teknik pemberian motivasi :

 Motivasi Tidak Langsung

Berupa usaha manajemen untuk menciptakan suasana kerja secara umum yang dapat mendorong karyawan berprestasi secara maksimal.

 Motivasi Langsung

Disini motivasi langsung diwujudkan dalam bentuk insentif yang diberikan atas balas jasa yang pokok atau yang berlaku bagi seluruh karyawan.

(a) Insentif Material dapat berupa :

 Bonus

 Komisi

 Profit Sharing

 Jaminan Sosial

 Kesejahteraan

(b) Insentif Non Material

Kepemimpinan

Terdapat 7 (tujuh) dasar Kekuasaan (Power)

(1) Kekuasaan Legitimasi (Legitimate Power)

(2) Kekuasaan Keahlian (Expert Power)

(3) Kekuasaan Referensi (Referent Power)

(4) Kekuasaan Penghargaan (Reward Power)

(5) Kekuasaan Paksaan (Coercive Power)

(6) Kekuasaan Informasi (Information Power)

(7) Kekuasaan Gabungan (Connection Power)

Teori-teori Kepemimpinan

a. Teori Sifat (Trait Theory)

Teori ini sering disebut teori “The Great Man”. Keith Davis merumuskan 4 (empat) sifat umum yang mempunyai pengaruh terhadap kesuksesan Kepemimpinan didalam organisasi :

 Kecerdasan

 Kedewasaan dan hubungan sosial yang luas

 Motivasi diri dan dorongan berprestasi

 Sikap hubungan manusiawi

b. Teori Kelompok

c. Teori Situasional dan Model Kontijensi

d. Teori Jalan Kecil – Tujuan (Path – Goal Theory)

Martin Evans dan Robert House memasukkan empat tipe atau gaya kepemimpinan :

(1) Kepemimpinan Direktif (Directive Leadership)

(2) Kepemimpinan Suportif (Supportive Leadership)

(3) Kepemimpinan Partisipatif (Participative Leadership)

(4) Kepemimpinan yang berorientasi pada prestasi (Achievement Oriented Leadership)

Berhasil atau tidaknya seorang pemimpin dalam melaksanakan tugas kepemimpinannya, ditentukan oleh keahliannya dalam menggerakkan orang lain untuk bekerja dengan baik yaitu yang disebut ketrampilan manajerial (Managerial Skills) daripada ketrampilan teknis (Technical Skills) yang dimilikinya.

Bahwa seorang pemimpin yang baik, seseorang yang tidak melaksanakan sendiri kegiatan atau tindakan yang bersifat operasional, tetapi mengambil keputusan, menentukan kebijakan dan menggerakkan orang lain untuk melaksanakan keputusan yang telah diambil sesuai dengan kebijaksanaan yang telah digariskan itu.

Tugas setiap manajemen adalah meliputi baik tugas teknis maupun tugas manajerial.

Untuk memimpin, seorang manajer memerlukan kualifikasi tertentu :

a. Kecerdasan

b. Kemampuan Memimpin

c. Kemampuan Berkomunikasi

d. Berpikir Logis

e. Mengenal Kultur

f. Ketahanan Moral

g. Bersikap Adil

h. Inisiatif

E. PENGKOORDINASIAN

Suatu organisasi disusun untuk mencapai satu tujuan bersama. Oleh karena itu berbagai macam pendapat itu perlu dipadukan supaya harmonis dalam suatu tindakan koordinasi yang akan menuju ke suatu tujuan organisasi.

Koordinasi

Adalah suatu proses pengintegrasian tujuan dan aktivitas unit-unit yang terpisah (departemen/bidang fungsional) dalam suatu perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Jadi dalam pengkoordinasian diupayakan adanya keselarasan aktivitas-aktivitas pada satuan organisasi atau keselarasan diantara pejabatnya.

Dengan adanya fungsi koordinasi maka akan diperoleh manfaat :

(1) terjadi efisiensi di semua bidang karena terjadi koordinasi antar bagian

(2) adanya suasana kerja yang tenteram karena terjadi keseimbangan tugas dan hak setiap anggota organisasi

(3) terdapat kesatuan tujuan dari masing-masing individu dalam organisasi

(4) menghindarkan adanya konflik dan perebutan sumber/fasilitas dalam organisasi

(5) menjamin adanya kesatuan sikap, tindakan, kebijakan dan pelaksanaan dalam pekerjaan.

(6)

F. PENGENDALIAN

Fungsi terakhir dari manajemen yang harus dilaksanakan oleh manajer adalah fungsi Pengendalian. Pengendalian berkaitan erat dengan perencanaan.

Langkah-langkah dalam proses pengendalian :

(1) Menetapkan standar dan metode untuk mengukur prestasi.

(2) Mengukur prestasi kerja.

(3) Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar.

(4) Mengambil tindakan korektif.

Luasnya Pengendalian

Pengendalian dapat dilakukan pada bidang :

(a) Produksi

(b) Pemasaran

(c) Keuangan

(d) Personalia

Karakteristik Sistem Pengendalian yang Efektif

(1) Akurat

(2) Tepat waktu

(3) Obyektif dan Komprehensif

(4) Dipusatkan pada titik pengendalian strategis

(5) Ekonomis

(6) Fleksibel

BAB III

PENUTUP

• KESIMPULAN

Setelah dilihat dari pembahasan maka bisa disimpulkan bahwa sebuah perusahaan memerlukan manajemen untuk mencapai sasaran atau tujuan dari perusahaan tersebut melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya yang lain dengan kegiatan-kegiatan meliputi suatu proses perencanan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordanisasian, dan pengendalian dalam suatu perusahaan.